Begini Cara Membuat SOP yang Terbukti Mudah dan Praktis, Yuk Dicoba

ilustrasi

KBAA -- Cara membuat SOP pun perlu standar operasional prosedur. Apa tujuannya?

Standard Operating Procedure (SOP) Cara Membuat SOP disusun dengan tujuan yang sama dengan pembuatan SOP untuk berbagai aktivitas lainnya, yaitu menetapkan suatu bentuk standar untuk penulisan SOP dan prosedur merevisinya.

Standard Operating Procedure Cara Membuat SOP bisa dikatakan sebagai dasar atau landasan untuk membuat SOP.

Mengapa demikian?

Karena Standard Operating Procedure Cara Membuat SOP akan menjelaskan baik juklak dan juknis pembuatan SOP.

Misalnya mengenai penulisan jenis kalimat dan penomoran yang digunakan.

Dan bila anda ingin membuat perjanjian dan kontrak kerjasama bisnis, dan bentuk perjanjian lain, sebaiknya pelajari dulu 2 SOP berikut ini :

1. Contoh SOP Pembuatan Perjanjian Bidang Keuangan dan Cara Praktis Membuatnya Step by Step
2. Contoh SOP Tata Cara Kontrak Kerjasama
3. SOP Akuntansi Keuangan dan Accounting Tools

Langsung saja kita bahas satu demi satu…

***

01. Cara Membuat SOP – Membuat Header

Format header dan komponen-komponen yang ada di dalamnya masih sama dengan format SOP lainnya.

Header di halaman pertama terdiri dari :

• Logo dan Nama Perusahaan : Misalnya PT Berkah Jaya (disingkat BJ)
• Judul : Standard Operating Procedure Cara Membuat SOP.
• Nomor Dokumen : misalnya BJ-SOP-01.01-BJ.01.04
• Mulai Berlaku : misalnya 01 April 2017.
• Revisi : misalnya 00, berarti belum pernah dilakukan revisi.
• Tanggal revisi : kosong.
• Halaman : misalnya 1 dari 3, berarti halaman 1 dari total 3 halaman.

Bila dilihat secara keseluruhan dan utuh, penampakan header SOP adalah seperti berikut ini :

Header SOP – Cara Membuat SOP

02. Cara Membuat SOP – Bagian Pengesahan

Komponen-komponen yang ada dalam bagian pengesahan adalah siapa yang membuat/menulis, siapa yang memeriksa SOP, dan siapa yang menandatangani SOP Cara Membuat SOP.

Data-data tersebut meliputi nama, jabatan dan paraf dari tiap-tiap orang yang terlibat. Format lengkapnya adalah sebagai berikut :

Komponen pengesahan

03. Cara Membuat SOP – Menyusun Isi SOP

Isi SOP terdiri dari beberapa komponen, yaitu :

Tujuan

Menentukan suatu bentuk standar untuk penulisan SOP dan cara merivisinya.

Penanggung Jawab

Penanggungjawab mengenai hal-hal yang berkaitan dengan SOP adalah penanggungjawab.

Prosedur

SOP sebaiknya ditulis dengan kalimat aktif dan sesingkat mungkin dengan kata yang jelas dan tegas.

SOP sebaiknya dimulai dengan bagian-bagian berikut:

Pengantar yang berisi nomor dokumen, tanggal mulai berlaku, revisi, tanggal revisi, judul, halaman, penyusun, pemeriksa, dan yang menyetujui SOP.

Keterangan mengenai tujuan SOP, dengan menggunakan panjang paragraf standar.

Hal ini dimaksudkan untuk menekankan kepada pelaksana atau pemakai dokumen bahwa mereka bertanggungjawab untuk memahami isi dan tujuan SOP bersangkutan.

Pelaksana dapat juga memberikan setiap masalah yang mungkin timbul dalam pelaksanaan SOP, baik kesalahan yang dapat disebabkan karena hal yang kurang jelas atau tidak konsisten yang terdapat dalam SOP.

Contoh keterangan dalam SOP:

Bila ada sesuatu dalam SOP ini yang tidak dimengerti atau tidak dapat ditetapkan sesuai dengan yang tertulis, segera beritahukan kepada supervisor yang bersangkutan mengenai instruksi yang jelas dan tepat tentang pelaksanaan operasional yang dimaksudkan.

Penulisan

Dalam kondisi tertentu sebaiknya penanggungjawab prosedur SOP terkait ditulis pada kolom terpisah, dibagian kanan pada teks dokumen.

Hal tersebut memungkinkan pemberian tanggung jawab yang lebih spesifik dibandingkan dengan penulisan dalam pengantar umum.

Penomoran

Penomoran SOP meunut pada bidang, bulan dan tahun penetapan SOP.

Bidang SOP distribusi meliputi : Pengadaan produk

Pengeloaan Produk meliputi : penyimpanan, pemeriksaan, pemantauan, antisipasi dan penanganan, serta distribusi.

Contoh penomoran SOP:

Nomor 001 – 099 = SOP Penyesuaian perijinan, kelengkapan dan laporan.

Nomor 100 – 199 = SOP pengelolaan dan penyaluran produk

Nomor 200 – 299 = SOP Higiene dan Sanitasi

Nomor 300 – 399 = SOP Tata kelola adm, kontrak kerjasama dan penanganan keluhan.

Nomor 400 – 499 = Tata kelola produk tertentu / khusus.

Nomor 500 – 599 = SOP tata kelola produk.

Nomor 600 – 699 = SOP Inspeksi.

Nomor 700 – 799 = Tata cara kalibrasi alat dan validasi sistem pengelolaan dan penyaluran produk.

Nomor 800 – 899 = SOP Retur, ED, dan pemusnahan.

Nomor 900 – 999 = SOP Pelatihan dan Sistem manajemen kesehatan keselamatan kerja.

Bila disajikan dalam format utuh sebuah SOP yang terdiri dari tiga halaman adalah seperti berikut ini :

SOP Cara Membuat SOP – Halaman 01:

Halaman – 01

SOP Cara Membuat SOP – Halaman 02:

Halaman – 02

SOP Cara Membuat SOP – Halaman 03:

Halaman – 03

Kesimpulan

Untuk membuat SOP (Standar Operasional Prosedur) pada hakekatnya adalah ‘menata’ proses yang sudah ada menjadi lebih terstruktur dan lebih baik.

Agar proses itu menuju ke yang lebih baik, tentunya harus dilakukan improvisasi terus menerus dari waktu ke waktu, sampai tercapai titik optimal.

Bila kita sudah memiliki satu format baku, maka untuk membuat SOP-SOP yang lain akan lebih mudah.

Dari format yang sudah ada tersebut, Anda tinggal meng-copy paste formatnya kemudian sesuaikan dengan proses bisnis pada bisnis Anda.

Lihat: Yayasan Mahmun Syarif Marbun