Pedoman Mengurus TPA

Oleh : Sugani


A. FUNGSI DAN TUGAS PAA/TPA

1. Melaksanakan pendidikan keagamaan secara non formal dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan jenis, jenjang dan sifat PAA/TPA tersebut.

2. Melaksanakan .pendidikan dan pengajaran sesuai dengan kurikulum yang terlaku.

3. Melaksanakan bimbingan dan konseling bagi santri.

4. Membina kegiatan ekstrakurikuler.

5. Melaksanakan urusan ketatausahaan.

6. Membina kerjasama dengan orangtua, masyarakat dan lembaga yang terkait

7. Bertanggungjawab kepada lembaga di atasnya.

Dalam melaksanakan tugasnya, PAA/TPA dipimpinan oleh Direktur atau Pembina PAA/TPA


B. FUNGSI DAN TUGAS PENGELOLA PAA/TPA

Pengelola PAA/TPA terdiri dari :


1. Direktur/Pembina PAA/TPA

a. Menyusun Perencanaan

b. Mengorganisasikan kegiatan

c. Mengarahkan kegiatan

d. Mengkoordinasikan kegiatan

e. Melaksanakan pengawasan

f. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan

g. Menentukan kebijaksanaan

h. Mengadakan rapat

i. Mengambil keputusan

j. Mengatur proses belajar mengajar

k. Mengatur Administrasi:
1) Proses Belajar Mengajar
2) Ustadz/Ustadzah
3) Santri
4) Perlengkapan
5) Kerumahtanggaan
6) Perpustakaan
7) Keuangan/RAPBK (Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja Kegiatan)

l. Mengatur kegiatan ekstrakurikuler

m. Mengatur hubungan PAA/TPA dengan orangtua, masyarakat dan lembaga terkait lainnya


2. Wakil Direktur/Pembina PAA/TPA

a. Bidang Kurikulum/Pengajaran :
1) Menyusun Kalender Pendidikan
2) Menyusun Program Pengajaran
3) Menyusun Pembagian tugas ustadz/ustadzah
4) Menyusun Jadual Pelajaran
5) Menyusun Jadual Evaluasi Belajar
6) Menerapkan criteria persyarakatan naik kelas atau tidak naik kelas
7) Mengkoordinasikan dan mengarahkan penyusunan Satuan Pelajaran
8) Menyediakan buku kemajuan kelas
9) Menyusun laporan pelaksanaan pelajaran

b. Bidang Kegiatan Santri :
1) Menyusun Program pembinaan ekstrakurikuler
2) Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan santri dalam menegakkan disiplin dan tata tertib santri
3) Membina dan melaksanakan koordinasi keamanan, kebersihan, ketertiban, keindahan, kerindangan, kekeluargaan (K6)
4) Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan santri secara berkala
5) Mengatur mutasi santri

c. Bidang Hubungan Kerjasama dengan Orangtua dan masyarakat :
1) Mengatur dan menyelenggarakan hubungan PAA/TPA dengan orangtua, masyarakat dan lembaga terkait
2) Menyusun laporan pelaksanaan hubungan kerjasama secara berkala

d. Bidang Sarana dan Prasarana :
1) Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana kegiatan
2) Mengadministrasikan pendayagunaan sarana dan prasarana
3) Mengelola pembiayaan alat-alat pengajaran
4) Menyusun laporan pelaksanaan urusan sarana dan prasarana.


3. Ustadz/Ustadzah

a. Membuat Program pengajaran/rencana kegiatan belajar mengajar, semester

b. Membuat satuan pelajaran (persiapan mengajar)

c. Melaksanakan kegiatan belajar mengajar

d. Melaksanakan kegiatan penilaian semester dan tahunan

e. Mengisi Daftar Nilai Santri

f. Melaksanakan analisis hasil evaluasi belajar

g. Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengajaran

h. Mengadakan kegiatan bimbingan ustadz/dzah dalam kegiatan proses belajar mengajar

i. Membuat alat pelajaran/alat peraga

j. Menciptakan karya seni

k. Mengikuti kegiatan pelatihan, pembinaan dan pengembangan PAA/TPA

l. Melaksanakan tugas tertentu dari PAA/TPA

m. Membuat Lembar Kegiatan Santri (LKS)

n. Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar masing-masing santri

o. Meneliti Daftar Hadir Santri sebelum memulai pelajaran

p. Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang pratikum


4. Wali Kelas:

a. Pengelolaan kelas

b. Penyelenggarakan administrasi kelas yang meliputi :

c. Penyusunan/Pembuatan statistik bulanan santri

d. Pengisian Daftar Kumpulan Nilai Santri (Leger)

e. Pembuatan catatan khusus tentang santri

f. Pencatatan mutasi santri

g. Pengisian buku Laporan Pendidikan (Rapor)

h. Pembagian buku Laporan Pendidikan (Rapor)


5. Bimbingan dan Konseling:

a. Menyusun Program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling

b. Koordinasi dengan wali kelas dalam mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh santri tentang kesulitan belajar

c. Memberikan layanan bimbingan dan konseling kepada santri agar lebih berprestasi dalam kegiatan belajar baik di sekolah maupun di PAA/TPA

d. Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut bimbingan dan konseling

e. Menyusun laporan pelaksanaan bimbingan dan konseling


6. Ketatausahaan:

a. Kesekretariatan
1) Mengagendakan surat masuk dan keluar,
2) Menyampaikan surat beserta lembar pengantar/Disposisi kepada Direktur/Pembina PAA/TPA
3) Membalas atau menanggapi surat masuk setelah berdasarkan petunjuk dan arahan dari Direktur/Pembina PAA/TPA
4) Mengelola Presensi Santri dan Ustadz/dzah
5) Membuat surat undangan rapat dilampiri Bukti Penerimaan Surat
6) Membuat Daftar Hadir Peserta rapat
7) Membuat Notulen hasil rapat

b. Keuangan/Bendahara :
1) Menerima uang masuk
2) Mengeluarkan uang sesuai dengan kebutuhan setelah mendapat perusetujuan dari Direktur/Pembina PAA/TPA berdasarkan Rencana Anggaran PAA/TPA yang telah disusun
3) Membayarkan Tunjangan Amal (TA) kepada Ustadz/dzah setiap awal bulannya
4) Menyusun laporan uang masuk dan uang keluar PAA/TPA setiap bulan, semester dan tahunan.

c. Perlengkapan :

1) Perencanaan perlengkapan

a). Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan yang meliputi barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.

b). Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana minggua, bulanan, semesteran dan tahunan

c). Menganalisa dan menyusun keperluang perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan PAA/TPA serta memper hatikan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipergunakan

d). Memperkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan

e). Menetapkan slaka prioritas menurut dana yang tersedia

2) Pengadaan perlengkapan :

a). Barang habis Pakai : Kertas, Pulpen, Kapur, Spidol, Buku tulis, Penghapus, Pensil, dsb

b). Buku-buku : Buku Perpustakaan, Buku Pegangan Ustadz, Buku Pertunjuk pengelolaan PAA/TPA, Buku bacaan, dsb

c). Peralatan : Mesin tulis, Komputer, alat pembersih, alat peraga, alat kesenian, alat olahraga dsb

d). Perabot : Meja, kursi, almari, rak, filling kabinet

e). Bangunan/ruang : Penambahan ruang/bangunan

3) Menyimpanan perlengkapan :

a). Tempat Penyimpanan
(1). Mudah dicapai oleh alat angkutan
(2). Bebas banjir dan tidak mudah terbakar
(3). Memperhatikan sifat-sifat barang yang disimpan : barang berat, barang mewah, makanan, kertas, buku, pakaian dsb
(4). Gudang harus dikunci selama tidak ada kegiatan yang dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.

b). Pengurusan barang
(1). Barang yang masuk dicatat jenis, jumlah dan asal barang ke dalam Buku Penerimaan Barang. Kemudian dipisahkan dalam Buku Induk Barang Inventaris dan Buku Non Inventaris (Habis Pakai)
(2). Barang Inventaris :
(a) Dicatat kedalam buku Golongan sesuai dengan jenis barangnya
(b) Diberi Kode Barang Inventaris
(c) Ditempatkan di ruang sesuai dengan keperluannya
(3). Barang Non Inventaris (Habis pakai) :
(a) Dicatat kedalam Kartu Persediaan Barang Habis Pakai
(b) Dikeluarkan sesuai dengan permintaan yang mem-butuhkan
c). Pemeliharaan barang dalam gudang :
(1). Barang-barang inventaris yang mengalami kerusakan dipisahkan dan diklasifikasikan
(2). Barang yang rusak ringan, diperbaiki dan diperawat
(3). Barang yang rusak sedang, diperbaiki dan diganti
(4). Barang yang rusak berat, diganti dan dihapuskan
d). Laporan-laporan
(1). Barang Inventaris dicatat dalam Kartu Barang Inventaris
(2). Barang-barang Inventaris dan Non Inventaris dilaporkan kepada Direktur/Pembina PAA/TPA

4) Tata Letak perlengkapan PAA/TPA
a). Ruang Direktur/Pembina PAA/TPA :
(1). Denah/Maket PAA/TPA’
(2). Grafik kegiatan PAA/TPA
(3). Kalender Kegiatan PAA/TPA
(4). Struktur Organisasi PAA/TPA
(5). Uraian Rencana Kerja Tahunan dan RABNK
(6). Daftar Pelajaran
(7). Pembagian tugas mengajar Ustadz
(8). Petunjuk-petunjuk Islam yang praktis
(9). Perabot-perabot

b). Ruang Ustadz :
(1). Papan pengumuman
(2). Papan Jadual Pelajaran
(3). Kalender Pendidikan
(4). Struktur Organisasi
(5). Daftar Pembagian tugas ustadz
(6). Denah PAA/TPA
(7). Kode Etik Ustadz
(8). Petunjuk-petunjuk Islam yang praktis
(9). Perabot-perabot

c). Ruang Kelas
(1). Susunan pengurus kelas
(2). Jadual pelajaran
(3). Jadual piket
(4). Denah tempat duduk
(5). Tata tertib santri
(6). Kalender pendidikan
(7). Papan Presensi santri
(8). Papan pengumuman
(9). Hiasan dinding yang Islami
(10). Perabot-perabot

d). Ruang lain
Disesuaikan dengan kebutuhan dan penggunaannya

e). Halaman PAA/TPA
(1). Tetap dijaga keamanan, kebersihan, ketertiban, keindahan, kerindangan, kekeluargaan (K6)
(2). Dimanfaatkan untuk sarana bemain, olahraga dsb.


d. Perpustakaan
1) Mencatat Penerimaan Buku Perpustakaan dari Urusan Perlengkapan
2) Mengklasifikasikan buku perpustakaan
3) Memberi kode buku perpustakaan
4) Mentata Buku perpustakaan sesuai dengan kodenya
5) Melayani peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan
6) Mengajukan untuk pengadaan koleksi buku perpustakaan
7) Membuat tata tertib perpustakaan


C. ADMINISTRASI PROGRAM PAA/TPA

1. Direktur/Pembina PAA/TPA

a. Direktur/Pembina PAA/TPA bertanggungjawab :
1) Menyusun Program Kerja PAA/TPA
2) Mengatur proses belajar mengajar
3) Penilaian proses dan hasil belajar
4) Pembinaan kegiatan santri
5) Pelaksanaan bimbingan dan penilaian bagi ustadz dan tenaga lainnya
6) Penyelenggaraan administrasi PAA/TPA yang meliputi Kesekretariata, Keuangan, Perlengkapan, Kegiatan Santri, Perpusatakaan dan Kurikulum
7) Pelaksanaan hubungan PAA/TPA dengan lingkungan dan atau masyarakat

b. Jadual Kegiatan Direktur/Pembina PAA/TPA
1) Kegiatan Harian :
a). Memeriksa Daftar Hadir Ustadz dan tenaga lainnya
b). Mengagtur dan memeriksa kegiatan 6 K (keamanan, kebersihan, ketertiban, keindahan, kerindangan, kekeluargaan)
c). Memeriksa program satuan pelajaran ustadz dan persiapan lainnya yang menunjang proses belajar mengajar
d). Menyelesaikan surat-menyurat, menerima tamu dan menye-lenggarakan kegiatan lainnya
e). Mengatasi hambatan terhadap berlangsungnya proses belajar mengajar
f). Mengatasi kasus yang terhadi pada hari itu
g). Memeriksa segala sesuatu menjelang PAA/TPA itu usai
h). Mengadakan pertemuan dengan para ustadz setelah PAA/TPA usai, guna meningkatan kualitas pendidikan PAA/TPSA

2) Kegiatan Mingguan :
a). Memeriksa agenda dan menyelesaikan surat menyurat
b). Mengadakan rapat mingguan, guna membahas jalannya pelajaran dan kasus yang belum terselesaikan untuk menjadi bahan rencana kegiatan minggu berikutnya
c). Memeriksa keuangan baik uang masuk maupun uang keluar
d). Mengatur penyediaan keperluan perlengkapan PAA/TPA

3) Kegiatan Bulanan :
a). Melaksanakan pemeriksaan umum terhadap :
(1). Buku Administrasi kelas
(2). Daftar Hadir Ustadz dan tenaga lainnya
(3). Kumpulan abahan evaluasi berikut analisanya
(4). Kumpulan program satuan pelajaran
(5). Diagram pencapaian kurikulum
(6). Diagram daya serap santri
(7). Program perbaikan dan pengayaan
(8). Buku Catatan pelaksanaan Bimbingan dan Konseling
b). Memberi petunjuk/catatan kepada ustadz-ustadz tentang santri yang perlu diperhatikan, kasus yang perlu diketahui dalam rangka pembinaan santri
c). Pertanggung jawaban keuangan, termasuk membayarkan Tunjangan Amal Ustadz
d). Evaluasi terhadap persediaan dan penggunaan alat PAA/TPA

4) Kegiatan Semeteran :
a). Menyelenggarakan perbaikan alat-alat sekolah (alat kantor, alat praktek, ruang, dan lain-lain sejauh yang diperlukan)
b). Menyelenggarakan pengisian Daftar/Buku Induk Santri
c). Menyelenggarakan persiapan Ulangan Umum Semester
d). Menyelenggarakan evaluasi kegiatan BK, kegiatan santri
e). Menyelengarakan Ulangan Umum Semester :
(1). Kumpulan Nilai (Leger)
(2). Ketetapan Nilai Rapor
(3). Catatan tentang santri yang perlu mendapat perhatian khusus
(4). Pengisian Nilai Semester
(5). Pembagian Rapor
(6). Pemberitahuan/panggilan kepada orangtua, sejauh diperlukan untuk konsultasi tentang anaknya

5) Kegiatan Akhir Tahun Pelajaran
a). Menyelenggarakan penutupan buku inventaris dan keuangan
b). Menyelenggarakan Ulangan Umum Semester Akhir
c). Menyelenggarakan persiapan kenaikan kelas/tingkat :
(1). Persiapan Daftar Kumpulan Nilai (Leger)
(2). Penyiapan bahan-bahan untuk ustadz
(3). Pengisian Rapor dan Piagam
(4). Upacara akhir tahun pelajaran, kenaikan kelas/tingkat, pembagian rapor, Wisuda santri, dsb
d). Menyelenggarakan evaluasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar tahun pelajaran yang bersangkutan
e). Menyelenggarakan penyusunan rencana keuangan tahun yang akan datang
f). Menyelenggarakan penyusunan rencana perbaikan dan pemeliharaan PAA/TPA dan alat bantu pendidikan
g). Menyelenggarakan pembuatan laporan akhir tahun pelajaran
h). Melaksanakan kegiatan Penerimaan Santri baru, meliputi :
(1). Penyiapan formulir dan pengumuman penerimaan santri baru
(2). Pembentukan panitia penerimaan dan pendaftaran
(3). Penyusunan syarat-syarat penerimaan dan pendaftaran
6) Kegiatan Awal Tahun Pelajaran
a). Menetapkan kebutuhan ustadz
b). Pembagian tugas mengajar
c). Program satuan pelajaran dan jadual pelajaran
d). Kebutuhan buku pelajaranm, buku pegangan ustadz
e). Kelengkapan alat pelajaran dan bahan pelajaran
f). Rapat Ustadz

c. Kegiatan Urusan PAA/TPA
1) Sebelum dan pada awal tahun pelajaran
2) Selama tahun pelajaran yang berlangsung
3) Menjelang akhir tahun pelajaran dan waktu libur PAA/TPA


2. Ustadz

Sebagai pendidik dan pengajar, tugas ustadz yaitu :
a. Menyusun satuan pelajaran berdasarkan kurikulum
b. Menyusun pelaksanaan pelajaran
c. Menyusun rencana program evaluasi
d. Melaksanakan kegiatan belajar mengajar
e. Menyusun nilai pelajaran
f. Menyusun laporan pelaksanaan pelajaran tiap akhir semester
g. Melaksanakan evaluasi semester dan tahunan
h. Mengisi Buku Kelas (Khusus wali kelas)


3. Santri
a. Pendaftaran Calon Santri baru
b. Daftar kumpulan Calon Santri Baru
c. Daftar Nama santri menurut kelas/tingkatnya
d. Buku Induk Santri


D. PENUTUP

1. Pedoman Pengelolaan PAA/TPA tersebut di atas harus dilengkapi dengan contoh-contoh blangko, format yang yang diperlukan

2. Berusahalah untuk lebih baik lagi tentang administrasi pengelolaan PAA/TPA karena akan sangat berguna bagi penerus pembinaan PAA/TPA dimasa-masa yang akan dating

3. Semoga Allah Swt, senantiasa memberkati usaha dan membalas amal ibadha kita semua. Aamiien.

Diambil Dari Sini, Klik Disini